PROTECTION DES DONNÉES
Information selon la Loi fédérale sur la protection des données (nLPD)
Version du 17 juin 2025 - 5 pages
1. Contexte et engagement du club
Depuis le 1er septembre 2023, la nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (NLPD) est entrée en vigueur en Suisse.
Dans ce cadre, le Genève Natation 1885 (GN1885) s’engage à traiter les données personnelles de ses membres, familles, employés et partenaires de manière responsable, transparente et conforme à la législation en vigueur. Ceci dans le but d’assurer le plus possible la protection de votre vie privée.
2. Principe
La présente déclaration énonce la politique de confidentialité, autrement dit le traitement des données à caractère personnel recueillies par l’intermédiaire de notre site internet, nos services en ligne, ou plus généralement dans le cadre des prestations fournies par le GN1885.
Le GN1885 collecte et traite les données personnelles avec le plus grand soin et dans le respect des dispositions légales applicables. Leur traitement se limite au strict nécessaire et intervient dans les seuls buts décrits dans la présente déclaration.
Le GN1885 conserve vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à nos prestations ou par la durée prévue par la loi. En collaboration avec nos hébergeurs, nous mettons tout en œuvre pour protéger les banques de données des intrusions externes, des pertes, des usages abusifs ou falsification.
3. Collecte et traitement des données personnelles
Le GN1885 traite principalement les données personnelles recueillies dans le cadre de nos prestations afin de répondre aux besoins du fonctionnement interne
a) Pourquoi utilisons-nous vos données ?
Gestion des inscriptions et des groupes d'entraînement
Communication avec les membres et les parents
Organisation d’événements, compétitions, stages
Obligations légales (assurance, facturation, affiliations)
Promotion du club (site, réseaux sociaux, affiches – uniquement tant que votre consentement est valide – le consentement est validé lors de votre première inscription par acceptation des conditions générales et se poursuit sans demande de retrait de votre part au responsable des données)
b) Quelles données personnelles sont collectées - vous mettez à notre disposition ?
Nous collectons uniquement les données nécessaires à la gestion du club et à la sécurité des activités :
Informations d’identification : nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro AVS, etc.
Coordonnées de contact : email, téléphone, nom du ou des représentants légaux (pour les mineurs)
Informations sportives : niveau, catégorie, licence, état de santé via une fiche sanitaire (allergies, contre-indications...)
Données administratives : facturation, inscription, communications
Images : photos ou vidéos prises lors d’entraînements ou d’événements (avec votre consentement lors de votre adhésion)
c) Données collectées par les cookies du site internet ?
Les données collectées par des cookies assurent le bon fonctionnement du site, contribuent à la sécurité de votre visite mais sont destinés à des fins statistiques.
Vous pouvez en tout temps configurer votre navigateur internet quant à l’acceptation de ces cookies ou non.
Nous attirons votre attention que le refus de cookies peut altérer le bon fonctionnement de certaines fonctions du site et nous déclinons toute responsabilité dans pareil cas.
d) Lieu de stockage des données personnelles
Les serveurs d’hébergements gérés par nos prestataires de services peuvent être soit aux Etats Unis d’Amérique sur les serveurs de solutions répondant aux exigences du RGPD Européen ou en Irlande où elles sont stockées en totale conformité avec la nLPD Suisse qui entre en vigueur le 1er septembre 2023. Le choix des endroits de stockage est de l’unique ressort de nos prestataires de services.
Plateforme du site internet
Type de données : données saisies et envoyées par vos soins + cookies
Lieu de stockage : Irlande et/ou Etats-Unis
Conforme au RGPD : oui
Data Processing Addendum mentionnant la Suisse : Oui
Processeur de paiement pour achat sur site
Type de données : données saisies et envoyées par vos soins + cookies
Lieu de stockage : Etats-Unis
Conforme au RGPD : oui
Data Processing Agreement mentionnant la Suisse : Oui
Plateforme de Emailing
Type de données : données saisies et envoyées par vos soins sur le site
Lieu de stockage : Etats-Unis
Conforme au RGPD : oui
Data Processing Addendum mentionnant la Suisse : Oui
Google Analytics (cookies): Data Processing Amendment
Google AdWords (cookies): Data Processing Amendment
Google Workspace: Data Processing Amendment
Meta Pixel: Conditions Générales de Protection des données
Dootix - plateforme de gestion membres du GN1885
Type de données : données saisies et envoyées par vos soins
Lieu de stockage : Suisse
Conforme au RGPD : oui
Cloud Infomaniak Kdrive et email Infomaniak: Politique de confidentialité
4. Transmission de données à des tiers
Vos données personnelles ne sont pas transmises, vendues ou transférées d’une quelconque autre manière à des tiers, sauf si elles sont nécessaires à l’exécution des prestations souscrites ou de nos obligations légales ou que vous y avez expressément consenti. Le GN1885 peut en outre transférer des données à des tiers dans la mesure où il y est tenu par des dispositions légales ou par décision administrative ou judiciaire. Les destinataires de ces données sont en partie en Suisse, mais peuvent se trouver à l’étranger.
5. Durée de conservation des données personnelles
Le GN1885 traite et enregistre vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour l’exécution de nos obligation contractuelles et légales ou pour les finalités poursuivies par le traitement. C’est-à-dire, par exemple, pour la durée d’une relation commerciale (préparation d’une adhésion et résiliation de cette dernière) et au delà de cette période conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Il se peut que le GN1885 conserve des données personnelles pour la période pendant laquelle des prétentions peuvent être formulées à l’encontre du GN1885.
Données liées à une inscription au club: 1 à 2 ans après la fin de la relation (sauf historique sportif)
Données de facturation / comptabilité : 10 ans (Code des obligations, art. 958f CO)
Dossier d’un salarié ou moniteur: 5 ans minimum après la fin de la relation (voire 10 ans selon le contenu)
Données médicales (fournies avec consentement): Jusqu’à 10 ans si justification médicale / assurance, sinon effacement anticipé.
Photos/vidéos à usage communication et promotion du club: Tant que le consentement est valide ; suppression si retiré. Retrait sur demande à l’adresse e-mail : mesdonnees@gn1885.ch
6. Sécurité des données
Le GN1885 prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles d’un accès non autorisé ou d’un usage abusif comme l’élaboration de directives, de formations, de solutions visant la sécurité informatique et réseaux, le contrôle et la restriction des accès des supports de données et des transmissions.
a) Qui a accès à vos données ?
Les données sont accessibles uniquement :
aux personnes autorisées au sein du Comité, de l’administration, de l'encadrement et des collaborateurs. Des filtres sont appliqués en fonction de la qualité des fonctions au sein du GN1885 et des données afin que seules les données nécessaires au bon fonctionnement ne soit accessibles aux personnes concernées,
aux partenaires contractuels et institutionnels du club si nécessaire (p. ex. fédération, plateforme d’inscription),
à des prestataires informatiques afin d’assurer les échanges entre systèmes informatiques, sous réserve d’accords de confidentialité,
Aucune donnée n’est vendue ni transmise à des tiers non autorisés ou non nécessaire au bon fonctionnement de votre adhésion.
7. Obligation de mettre les données personnelles à disposition
Dans le cadre de notre relation commerciale et/ou de votre adhésion, vous êtes tenu de mettre à notre disposition les données personnelles qui sont nécessaires à la conclusion et à la gestion de votre compte durant la durée de souscription.
Sans ces données personnelles, le GN1885 est généralement dans l’impossibilité de conclure une adhésion avec vous (ou avec l’entité ou la personne qui vous représente).
Votre interlocuteur – DPO responsable des données
Le club a désigné un préposé à la protection des données :
Nom : Laurent Trincat
Email: mesdonnees@gn1885.ch
Rôle: assurer le respect de la NLPD, répondre à vos questions.
Vous pouvez à tout moment contacter cette personne pour :
accéder à vos données,
demander une correction,
retirer un consentement,
demander la suppression de certaines données (dans les limites légales).
Consentement et droits
En vous inscrivant au club ou en inscrivant un mineur,
Vous acceptez le traitement de vos données selon les finalités décrites ci-dessus.
Vous acceptez le droit à l’image tel qu’il est défini dans les conditions générales
Vous pouvez retirer tout ou partie de votre consentement à tout moment, sans effet rétroactif.